Engana-se quem acredita que “dados” e “gestão da informação” são termos relevantes apenas para empresas de tecnologia. Em um mercado quase que completamente informatizado, todos os setores precisam prestar atenção em suas informações – e como geri-las – caso queiram se manter e crescer.

Apesar de pastas e pastas de arquivos impressos e registros analógicos ainda serem a realidade de muitos negócios, seja por motivos legais ou de hábito, hoje em dia o digital se tornou o padrão para a gestão de informações corporativas.

Nesse nem tão novo cenário, o que muda? Como fazer a gestão dessas informações de forma correta para poder colher os benefícios que a informatização oferece? E quais são esses benefícios?

Neste artigo discutiremos a necessidade de ter uma cultura de gestão de informações em sua empresa e como desenvolvê-la. 

O que é a gestão de informações?

Para responder essa pergunta, precisamos primeiro definir o que e quais são as informações que temos, para em seguida pensar em como gerenciá-las.

No ambiente corporativo, as informações são os dados contextualizados e disponíveis sobre a operação, seus clientes, fornecedores, etc., que podem gerar algum valor para a empresa.

Os dados sozinhos, apesar de estarem disponíveis em grandes quantidades, não geram nenhum tipo de valor. Salvo sejam tratados e contextualizados para que se transformem em informações úteis e com aplicabilidade no negócio, caso contrário,  sua existência será nula. 

Por exemplo: dados como valores de folha de pagamento, estoque, gastos, tempo de contrato, entre outros, são dados que, quando coletados, armazenados, tratados e contextualizados, podem se tornar informações estratégicas.

Após esses processos, essas informações podem ser de grande importância para empresas de todos os tamanhos e segmentos, para auxiliar a identificar padrões, oportunidades, falhas e insights para o desenvolvimento do negócio.

A importância da gestão correta de informações

Se trabalhar com essas informações pode gerar impactos tão relevantes, fica fácil de entender porque é necessário investir em uma gestão adequada de cada uma delas. Afinal, de nada adianta armazenar grandes quantidades de dados se eles não forem bem geridos e utilizados, não é mesmo?

Confira alguns dos principais motivos para dar a devida atenção à gestão de informações:

Tomada de decisões assertivas

A área de inteligência de negócios – ou Business Intelligence – vem crescendo muito nos últimos anos. De forma prática, a ideia da inteligência de negócios é fazer o uso de informações armazenadas pela empresa para auxiliar e guiar a tomada de decisão. Por exemplo, uma empresa que trabalha com vendas e implementa uma estratégia de BI pode identificar tendências de compra, posicionamento no mercado, comportamento do consumidor e feedback dos produtos.

A partir desses dados, que, quando trabalhados, se tornam informações, é possível traçar um planejamento de ações para agir da melhor forma no futuro e tomar decisões estratégicas.

Maior produtividade

Com o uso das informações, as equipes podem ter uma compreensão mais detalhada sobre o que fazer e como fazer, reduzindo retrabalhos, erros e identificando com antecedência gargalos na operação da empresa. Para isso, é importante ter um olhar prático para a gestão de informações, não apenas teórico ou com o fim de apenas armazenamento. As informações devem inspirar ações.

Economia de recursos

Uma consequência da maior produtividade e da redução de falhas é a economia de recursos. Além disso, com uma gestão adequada das informações, sua empresa terá mais clareza sobre as despesas e receitas, podendo identificar problemas e desperdício na operação.

Maior satisfação dos clientes

Uma das fontes de dados mais importantes e relevantes que podem ser exploradas pela empresa é a de relacionamento com o cliente. Com dados como feedbacks, tempo de contrato, quantidade de compras, reclamações, entre outros, é possível aprender muito sobre seu cliente ideal e sobre como esses clientes têm sido atendidos. A partir disso, voltamos ao ponto da necessidade de tomada de ações com base nessas informações para garantir resultados relevantes para a empresa.

3 pilares para promover uma cultura sólida de gestão de informações

Se entendemos a importância e o impacto de uma boa gestão de informações em um negócio, como tornar essa prática algo cultural? Ou seja, como fazer da gestão de informações algo que é parte do DNA da sua empresa?

Temos 3 pontos que podem ajudar a iniciar esse processo.

Treinamento e capacitação

Mudar a cultura de uma empresa requer tempo e esforço consciente. Quando falamos da criação de uma cultura de gestão de informações, não é diferente. Seja qual for o tamanho ou fase do negócio, esse tipo de transformação precisa ser iniciada pelos gestores e líderes, com o objetivo de garantir a adesão e funcionalidade da nova cultura. Para ter sucesso nesse projeto, é necessário investir em treinamento e em capacitação. Por mais que a maior parte das empresas já tenha uma cultura de armazenamento de informações, nem sempre elas são bem geridas, muitas vezes por falta de conhecimento sobre o que fazer com elas e como aplicá-las da melhor forma.

De início, o melhor caminho para estabelecer essa cultura é criar um grupo de trabalho dentro da empresa e iniciar o processo de dentro pra fora, ou ir pelo outro lado e contratar uma consultoria externa para que esses processos e ideias comecem a ser divulgados e implementados nas operações da empresa.

É importante que os colaboradores entendam a aplicabilidade da nova cultura a partir da valorização dos resultados, encorajamento e de ver a estratégia funcionando no mundo real.

Processos e suporte da gestão

Colaboradores capacitados só alcançam sucesso nos projetos se processos forem estrategicamente estabelecidos para dar suporte a eles. Sem isso, é impossível transformar a cultura da empresa em qualquer sentido, inclusive quando falamos de gestão de informações.

Existem procedimentos padrão para coleta e armazenamento dos dados? Quem são os responsáveis por essa gestão? Os dados estão de acordo com as diretrizes da LGPD? Há segurança e confiabilidade nesses dados? 

Essas são algumas perguntas que podem ser feitas para analisar se há um suporte real para o estabelecimento de uma cultura de gestão de informações ou se essa área precisa de atenção antes de uma transição maior.

Ferramentas e tecnologia

Por fim, precisamos considerar o lado tecnológico. Como falamos no início deste artigo, a tecnologia tem um papel indiscutível na gestão de dados e informações no mercado, e ignorar isso é colocar a efetividade das medidas em risco. Existem diversas ferramentas que podem ser usadas para auxiliar na gestão de informações, mas esse é um ponto que irá ser muito diferente dependendo do seu setor, tamanho e objetivos.

O que permanece igual é: escolha um sistema que dê suporte ao que sua empresa precisa, em vez de tentar se adaptar a algo que não irá colaborar com o negócio. Lembre-se: a tecnologia é um meio, não um fim.

Sua empresa precisa de uma parceria para criar uma estratégia assertiva baseada em dados?

Se sua empresa quer colher os benefícios de ter uma gestão de informações eficiente, adaptável e sustentável, um auxílio externo pode ser a melhor saída.

A TBS atua com serviços de consultoria e outsourcing em diversas áreas, oferecendo uma gestão completa de informações na área contábil, proporcionando decisões ágeis e seguras no dia a dia de gestores e empresários. Desde o departamento pessoal às responsabilidades fiscais e tributárias, nosso objetivo é dar suporte para sua empresa crescer com segurança e que você possa focar na parte estratégica enquanto cuidamos do resto. Converse com um especialista hoje mesmo clicando aqui e alcance a ajuda que sua empresa precisa!