Em um mundo cada vez mais globalizado, a competitividade entre as empresas alcança níveis surpreendentes. Nesse cenário, como lidar com toda a complexidade inerente a vários processos? Uma solução tem sido a terceirização de alguns setores nas organizações. No caso, tudo o que pode atravancar o crescimento do negócio passa para as mãos de profissionais especializados. Surgindo assim, uma importante tendência: o outsourcing de folha de pagamento.

Como sabemos, a gestão dessa folha é uma das rotinas mais burocráticas de um negócio. Os lançamentos não admitem erros, que podem levar a empresa a enfrentar processos trabalhistas e a acumular perdas — carências essas que extrapolam o campo financeiro. Afinal, a própria reputação da organização tende a ser arranhada.

Devido a esse cuidado minucioso, as dúvidas durante o processamento da folha de pagamento são comuns. Mas é preciso destacar que, com a terceirização, a sua empresa só tem a ganhar. Quer saber como? Continue a leitura deste artigo!

Como é feito o outsourcing na folha de pagamento?

O processo de outsourcing para a folha de pagamento não é muito diferente do que uma empresa que tem uma contabilidade eficiente faz. Contudo, é preciso ressaltar que por ser terceirizada, a tendência é que as ferramentas e os processos sejam mais eficazes já que há profissionais e recursos mais qualificados.

Então, em um primeiro momento, o serviço contratado deve ter contadores com um bom conhecimento da legislação. Além de fornecer um sistema de monitoramento e controle bastante eficaz. Tudo isso para realizar alguns procedimentos da melhor forma possível, entre as atividades para o outsourcing da folha estão:

• automatizar o cálculo da folha de pagamento: as ferramentas tecnológicas serão uma boa ferramenta nesse caso. Pois, será necessário realizar a contagem dos salários, cruzamento das informações do relógio de ponto e verificação das faltas e atrasos para o fechamento automático da folha;
• calcular os valores do 13º e das férias: outro passo importante é o cuidado com o 13º salário e as férias. Muitos empresários de pequenas e médias empresas podem ter dificuldades em realizar esse pagamento. Por isso, o provisionamento das férias e do décimo terceiro é fundamental. Nesse sentido, o outsourcing será responsável por ajudar a planejar e separar a quantia para esses benefícios sem prejudicar as finanças;
• controle das horas: como último passo, o monitoramento e o cálculo das horas trabalhadas é o que dará as informações certas para a determinar os descontos, ajudando a empresa a não desperdiçar os seus recursos.

Quais as diferenças entre terceirizar e fazer a folha internamente?

Uma das principais diferenças na terceirização da folha de pagamento é em como ela auxilia a empresa a reduzir suas responsabilidades. Isto é, a companhia não fica mais encarregada de fazer atividades que não tem relação com a sua função principal e pode focar no que realmente importa. Em um médio e longo prazo traz algumas vantagens como o aumento da produtividade e, consequentemente, o lucro.

Além disso, a empresa não precisa mais se preocupar com questões burocráticas e ainda terá a certeza que tem um serviço experiente e de qualidade ao seu dispor, diminuindo os erros.

• Algumas das atividades terceirizadas, são:
• cálculo das folhas de pagamento;
• geração das guias de encargos sociais (INSS, FGTS etc.);
• contrato e demissão dos funcionários
• definição do 13º salário, entre outros.

Quais são as vantagens de terceirizar a folha de pagamento?

Para ajudar a entender como a terceirização ou outsourcing é benéfica, separamos aqui algumas das suas principais vantagens. Entenda!

Redução de custos

Ao terceirizar a folha de pagamento, a empresa passa a usufruir de uma economia significativa. Geralmente a organização tem um departamento encarregado de cuidar de todos os procedimentos relacionados aos pagamentos dos colaboradores.

Nesse modelo estrutural, a empresa precisa ter um espaço interno para que as atividades sejam desenvolvidas. Há, aqui, despesas vinculadas à compra e à manutenção de equipamentos, como microcomputadores e impressoras. Além disso, ainda é necessário se responsabilizar pelo pagamento dos vencimentos das pessoas contratadas para processar a folha de pagamento.

Em média, a terceirização desse processo promove uma redução de até 30% dos gastos habituais da empresa contratante. Como é de se esperar, todo esse dinheiro economizado pode ser aproveitado de outra forma — uma das direções mais frequentes são os investimentos.

Aprimoramento dos processos na folha de pagamento

Outra grande vantagem é a segurança das informações contidas na folha. Esse aperfeiçoamento se deve a algo muito simples: a execução efetuada por especialistas do setor — que são profissionais que se dedicam especificamente àquelas atividades.

As falhas desses lançamentos decorrem da falta de tempo hábil para dar atenção a algo tão detalhista. Preocupado, o gestor precisa constantemente desviar o foco das suas atividades principais. Com isso, a qualidade de todos os procedimentos fica comprometida, já que é necessário se dividir na gestão do negócio.

Ao terceirizar, a empresa passa a ter o suporte de uma equipe de peritos atualizados. Caberá a esse time a tarefa de organizar todos os pormenores relacionados à folha de pagamento. Logo, os gestores do negócio podem ficar inteiramente despreocupados nesse sentido, já que a empresa terá uma área a menos para ser gerenciada. Ao mesmo tempo, os demais setores poderão ser mais bem desenvolvidos.

Diminuição de riscos na folha de pagamento

Uma das características das atuais obrigações acessórias emitidas pela esfera governamental é o seu patamar de complexidade. Nessa conjuntura, as informações contidas na folha de pagamento se tornaram autodeclaratórias. É como se você, por meio daqueles dados, confirmasse ao Fisco quais são as medidas adotadas pela sua empresa.

Se houver falhas nessas informações, a organização fica sujeita à aplicação de multas e autuações. Com a terceirização, você consegue se precaver contra esse possível prejuízo. Em muitos casos, tal déficit é preponderante para sufocar os investimentos que seriam destinados ao negócio. Por sua vez, essa falta de aporte financeiro tende a colocar em risco a própria manutenção da empresa no mercado.

Aumento da produtividade

Um dos objetivos de uma gestão empresarial consiste em assegurar a satisfação dos funcionários. Folhas de pagamento frequentemente erradas geram desgaste e perda da produtividade. Então, um documento impecável é essencial para que os colaboradores desempenhem suas funções com tranquilidade.

Além disso, o aumento da produtividade também é reflexo de uma gestão mais equilibrada. Os complexos cálculos da folha de pagamento são atribuídos a uma organização de outsourcing da área. Desse modo, a empresa contratante pode aprimorar o desenvolvimento de um bom planejamento estratégico. Esse ponto é crucial para que a produtividade cresça com qualidade e os objetivos finais sejam realmente alcançados.

Ganho de assessoria jurídica e fiscal

As dificuldades em lidar com os vencimentos não se resumem aos cálculos. A empresa também precisa lidar com os aspectos jurídicos atrelados às mudanças da legislação. Por isso, já existem organizações que não se limitam a efetuar os procedimentos técnicos em questão. Em vez disso, elas também oferecem assessoria jurídica e fiscal.

Um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas diz respeito ao E-Social — trata-se de uma forma do governo para monitorá-las mais de perto. A partir dessa obrigação acessória, a folha de pagamento é analisada pelo Fisco em tempo real. Entre outras consequências, isso significa que as autuações devidas seguirão o mesmo ritmo desse caráter online.

Para evitar problemas, a folha de pagamento da empresa deve estar perfeitamente alinhada às regras da reforma trabalhista e à legislação fiscal vigente. Daí a importância do grande benefício de contar com uma terceirização dotada de ações mais abrangentes.

Na prática, a sua empresa recebe o apoio especializado:

• na terceirização da folha;
• no acompanhamento das leis;
• nos processos de fiscalização do Fisco.

Quais empresas podem fazer outsourcing?

Essa terceirização já se transformou em realidade para muitas empresas, independentemente do porte. Na hora de contratar o serviço, todavia, é necessário observar alguns detalhes.

O ideal é que a terceirização seja conduzida por uma organização com know-how nas esferas fiscal, contábil e jurídica. Essas áreas apresentam uma ligação muito tênue entre si. Se uma empresa de outsourcing está apta a lidar com todas elas, isso significa que ela pode apresentar soluções rápidas e seguras.

Como escolher a empresa parceira?

Na hora de escolher uma empresa para fazer a folha de pagamento de seu empreendimento, é necessário atentar para algumas características dos serviços prestados. Primeiramente, é preciso que ela ofereça uma junção de funções para não só a geração da folha, como para a sua melhor administração.

Nesse contexto ela deve não só ter um bom sistema tecnológico, como oferecer relatórios gerenciais e uma equipe experiente e preparada. Também é importante que ela ofereça um suporte para gerenciar os contratos dos funcionários e os seus benefícios ajudando no dia-a-dia da empresa. 

Como você pôde ver, o outsourcing de folha de pagamento é algo mais comum do que se imagina. As vantagens propiciadas pela contratação do serviço garantem benefícios além da eficácia quanto aos lançamentos da folha. 

Com isso, a empresa contratante consegue se reorganizar sob diferentes formas. As atividades lucrativas passam a ser o foco principal, e não as rotinas do departamento pessoal. Lembre-se que a dedicação ao core business é vital para a expansão de qualquer negócio.

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