Não há empresa minimamente organizada hoje que não se preocupe com o compliance na contabilidade. Mas você sabe exatamente o quê esse termo envolve? Quando aplicado ao mundo corporativo, ele consiste no cumprimento de todas as exigências das legislações e de todos os documentos legais que disciplinam sua atividade. O compliance contábil, portanto, pode ser entendido como o conjunto de atividades necessárias para garantir a observância das normas relacionadas à contabilidade.

Com a cultura da burocracia e a fiscalização consistente de tantos órgãos de controle, o seu negócio está sempre sujeito a sanções e as multas aplicadas podem ter valores significativos. Uma atenção maior deve ser dada à área contábil, na qual um pequeno deslize facilmente evitável dentro da operação pode gerar autuações impactantes da Receita Federal e de outros órgãos regulatórios.

Faz-se necessária, assim, uma organização interna com procedimentos bem estabelecidos, para evitar que erros aconteçam, livrando, por fim, a empresa de multas e processos judiciais relacionados. Para que você entenda mais sobre o compliance contábil e sua importância para a empresa, separamos algumas informações essenciais neste artigo. Confira.

Por quais perspectivas o compliance pode ser visto?

Para mostrar com mais clareza a forma como de fato o compliance atua, podemos explicá-lo a partir de três perspectivas diferentes: gestão de risco; governança corporativa e gestão de processos. Cada uma delas é complementar ao objetivo final de manter a empresa em conformidade a todas as normas aplicáveis às suas atividades. Acompanhe.

Gestão de riscos

A gestão de riscos é a forma como se desvenda as raízes dos problemas, encontrando formas de administrá-las antes que se tornem, de fato, um problema. Gerir riscos é encontrar fraquezas e atuar com o objetivo de fortalecê-las. Na área fiscal, esse processo entra tanto nos processos de apuração de tributos, quanto na qualificação das obrigações acessórias.

Governança corporativa

A governança corporativa é a parte que estabelece os conhecidos checks and balances (pesos e contrapesos) de gestão. Essa área mapeia conflitos de interesse e cria dispositivos, tais como comitês de auditoria, por exemplo. O objetivo é garantir uma gestão corporativa transparente e ética, porém, sem perder de vista os objetivos estratégicos de saúde financeira da empresa.

Gestão de processos

A gestão de processos é a perspectiva que define rotinas e processos visando a qualidade e eficiência da prestação de informações, evitando os erros e desconformidade com as regras internas e externas. Ela estuda como são as atividades para criar mecanismos de execução mais simples, eficientes e que não induzam ao erro.

Como o compliance se aplica à contabilidade?

O calendário fiscal e contábil das empresas é bastante atribulado. O compliance atua aqui para manter a qualidade das informações prestadas em:

• demonstrações financeiras;
• obrigações acessórias;
• conversão de princípios contábeis para localidades de atuação;
• compilação de balancete;
• coleta e análise de dados e várias outras rotinas.

O compliance contábil, portanto, visa a maior eficiência desses processos e a diminuição dos custos operacionais.

O Fisco, por exemplo, realiza uma fiscalização bastante completa. Essa fiscalização é um dos principais fatores a se ter em vista. É papel do compliance contábil é criar e garantir processos que sejam eficientes e diminuam o número de informações equivocadas.

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Quais são os principais benefícios do compliance contábil para as empresas?

Além de prevenir erros que poderiam resultar em sanções, o compliance contábil apresenta outros benefícios significativos para as empresas. O primeiro deles é o aumento da eficiência. Esse objetivo é alcançado com a redução da incidência de fraudes e desconformidades, além de evitar desvios de recursos. Tais melhorias tendem a reduzir o custo operacional da companhia.

O sucesso na implantação de uma boa política de compliance pode levar a empresa a outro patamar de credibilidade. Quando os resultados são apresentados ao público-alvo, seu negócio passa a se tornar mais atrativo e competitivo em sua área de atuação.

A divulgação e o endosso de boas práticas dentro da organização gera, ainda, um ambiente mais produtivo. A cultura organizacional ética cria maior grau de satisfação e comprometimento, além de desestimular práticas desonestas da parte dos colaboradores.

Por que implantar compliance contábil na minha empresa?

Como mencionamos, implantar o compliance contábil na sua empresa vai facilitar os processos internos, dar mais eficiência a eles e diminuir os riscos legais. No Brasil, em especial, ele se torna ainda mais necessário. Estamos em um dos países onde as empresas gastam mais horas no mundo com o trabalho contábil e fiscal.

A complicação de obrigações acessórias e outras informações prestadas exigem uma alta dose de cuidado. Para as empresas brasileiras, essa área se tornou extremamente estratégica. Há de se analisar prevenção a lavagem de dinheiro e a fraudes, segurança da informação, contabilidade internacional, gestão de riscos e de pessoas, atendimento a auditorias externas e internas etc.

Estamos passando, por exemplo, pela aplicação do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que exige um compromisso especial com os prazos e qualidade das informações. Para usar o sistema de forma adequada, você precisará de praticamente todas as informações controladas pela empresa.

O SPED foi instituído em 2007 e ainda é um desafio para as organizações. Ele veio com a intenção de modernizar o cumprimento de obrigações acessórias, mas ainda estamos no processo de adaptação, e muitas coisas ainda podem parecer complexas. A implantação da nota fiscal eletrônica, por exemplo, quase parou o faturamento de boa parte das empresas do país ou o         e-Social e Bloco K que demandaram altos investimentos por parte das empresas para implantação.

A modernização dos processos permanece em constante evolução. Portanto, é fundamental ter uma estrutura sólida de compliance para estar preparado para uma eventual mudança de cenário nesse nível.

A área contábil é um centro muito delicado dentro das organizações. O seu bom ou mau funcionamento afeta os processos de compra e venda, estoques, gestão de fornecedores, logística, sem falar na percepção da saúde financeira da companhia.

Como implementar o compliance contábil na minha empresa?

Dada a importância da garantia da correta execução dos processos da área contábil em uma empresa, é comum que se sinta uma insegurança ao lidar com esse assunto. Portanto, é sempre válido buscar referências com quem já tem mais experiência no ramo. Sempre podemos encontrar uma informação que pode ser aplicável a nossa situação.

Pensando nisso, separamos algumas dicas para você começar a implantar o compliance na contabilidade da sua empresa. Continue conosco e confira.

Organize os documentos

Não tem nada pior do que não encontrar um documento que você tem certeza que já viu antes. Por isso, é de extrema importância, principalmente se tratando da área fiscal, que eles sejam bem administrados.

Para isso, você deve apostar no uso de softwares de gestão contábil. Lançando mão dessa ferramenta, os dados são atualizados de maneira constante e automática, por meio de um sistema informatizado e integrado. Com tantas opções para aperfeiçoamento da gestão contábil, faz cada vez menos sentido continuar guardando informações tão importantes em gavetas e mais gavetas cheias de papel.

Ainda neste cenário, é importante destacar a utilidade da nuvem. Manter o registro das informações em tal ambiente garante uma economia expressiva de tempo, uma vez que a colaboração entre as partes é dada de forma integrada e praticamente imediata.

Terceirize os serviços de contabilidade

Como mencionado, existe muita burocracia envolvida nos serviços contábeis, de forma que as tarefas relacionadas à área costumam demandar dedicação significativa de tempo no dia a dia da organização. Uma opção, ainda pouco utilizada, seria terceirizar a execução de tais serviços a profissionais qualificados, capazes de agregar o melhor para seu empreendimento.

Contar com a experiência de profissionais da área, além de garantir a correta realização dos serviços, faz sobrar mais tempo para os funcionários da empresa se concentrarem no que de fato interessa, acarretando melhores resultados para a organização.

Invista na qualificação profissional da sua equipe

Por mais eficiente que sua equipe pareça, sempre há o que aperfeiçoar. Por isso, é importante que, periodicamente, novas informações sobre realização de tarefas, solução de problemas e até mesmo sobre contato com clientes sejam transmitidas, buscando sempre a uniformidade do trabalho do conjunto.

Evite centralizar as responsabilidades em uma única pessoa ou em um pequeno grupo. O restante da equipe pode se sentir desconfortável e qualquer problema pequeno pode tomar dimensões maiores. Quanto mais gente capacitada para lidar com as mais diversas situações que podem ocorrer, melhor para a empresa.

Além disso, profissionais capacitados se sentem mais motivados e engajados ao projeto, tornando mais fácil o cumprimento de metas da organização.

Compliance Contábil: mantenha-se atualizado

Para garantir a boa gestão do negócio, é preciso estar por dentro das novidades do ramo. Quanto mais informação você tiver sobre gestão contábil, mais fácil conseguirá implantar o compliance contábil em sua organização, fazendo com que você se destaque sobre seus concorrentes.

Percebeu como é essencial ter uma visão de compliance na contabilidade para as suas operações? Saber atuar sob essa ótica otimiza o setor contábil e traz numerosos benefícios para a empresa.

Quer entender melhor sobre compliance contábil para o seu negócio? entre em contato com a equipe TBS e saiba mais detalhes.