Um dos piores problemas que uma empresa pode enfrentar é a falta de clareza em suas contas. Ter uma visão da saúde financeira do negócio é essencial para analisar o crescimento ou até mesmo, em casos extremos, identificar fraudes. E uma das ferramentas mais importante para essa tarefa é a conciliação contábil.
No artigo de hoje, vamos apresentar o que é a conciliação contábil, sua importância, e como fazer para manter as contas da empresa sempre em ordem.
O que é a conciliação contábil?
É a conferência dos dados disponíveis nos lançamentos e nas movimentações financeiras da empresa, com o objetivo de garantir a conformidade das informações e, caso não estejam em conformidade, corrigi-las.
Apesar do constante avanço e busca por melhorias da contabilidade, existem diversos erros que podem ocorrer no lançamento de informações financeiras, geralmente, mas não exclusivamente, por falha humana.
Por exemplo: se os valores de entrada e saída da empresa naquele mês mostram que houve um lucro de 35 mil reais mas as contas bancárias só apresentam um saldo de 28 mil, existe uma discrepância nos dados e que precisa ser analisada e corrigida.
Numa situação como essa, a conciliação contábil é empregada para não só identificar o erro, mas também entender qual foi o problema de origem, qual é a informação correta e o que precisa ser feito para corrigi-la.
A conciliação contábil envolve todas as rotinas financeiras da empresa, como:
- contas a pagar e a receber;
- folha de pagamento;
- estoque;
- empréstimos;
- investimentos,
- entre outros.
Por que a conciliação contábil é importante?
Identificar erros e discrepâncias nos dados
O principal objetivo da conciliação contábil é garantir que todas as informações contábeis da empresa estejam corretas e de acordo com a realidade. A partir disso, é possível identificar erros recorrentes, falhas de processo e oportunidades de melhoria na gestão da empresa.
Gerar crescimento e desenvolvimento da empresa
Nós da TBS, acreditamos que a contabilidade não existe apenas para cumprir obrigações, mas ela deve ser uma parceira estratégica e de desenvolvimento do seu negócio.
A partir de uma conciliação contábil, é possível ter dados confiáveis para a tomada de decisão sobre investimentos, correções a serem feitas na gestão e futuros passos da empresa.
Identificar fraude
Fraude e desvio de recursos são riscos reais para empresas de todos os portes, e a conciliação contábil ajuda a eliminar esse perigo. Ao garantir a confiabilidade e veracidade das informações, é possível identificar valores incoerentes que podem estar sendo desviados ou roubados da empresa, para que, então, as ações necessárias possam ser tomadas.
Garantir a saúde financeira do negócio
Não há como ter uma visão clara sobre a situação de uma empresa sem dados financeiros corretos. Para isso, é essencial entender as entradas e saídas, lucro, gastos com dívidas, etc., com confiança nas informações.
Cumprir os requisitos da lei
Toda empresa precisa realizar demonstrações contábeis para fins legais e é necessário que essas informações estejam acuradas para evitar multas e outros problemas jurídicos.
Como fazer uma conciliação contábil e manter as contas em ordem?
1) Reúna toda a documentação financeira necessária
O primeiro passo de uma conciliação contábil é reunir todas as documentações financeiras da empresa, como demonstrativos, extratos bancários, relatórios de sistemas eletrônicos, etc., para que possa haver a conferência das informações em todas as fontes relevantes.
2) Mantenha um registro de movimentações
É importante ressaltar a necessidade da manutenção e organização dos registros, para evitar que erros ocorram e, caso ocorram, possam ser corrigidos rapidamente.
A desorganização de registros é um dos grandes causadores de problemas na contabilidade, e algo que deve ser tratado com grande importância.
3) Acompanhe todas as contas bancárias
Empresas, normalmente, operam em mais de uma conta bancária, e precisam realizar pagamentos e recebimentos em diferentes locais e até bancos. Para que a conciliação seja bem feita, todas as contas precisam estar com extratos acessíveis e atualizados.
4) Compare os dados nos demonstrativos com as fontes das informações
É nesse momento que acontece a conciliação propriamente dita. Durante esse processo, as informações das fontes bancárias são comparadas com os registros e demonstrativos. O contador busca por inconsistências entre as duas partes e procura identificar onde foi feito o erro.
5) Faça as correções necessárias
Após a identificação dos problemas é preciso corrigi-los. Isso pode acontecer ao fazer um lançamento que não havia sido feito, ao transferir recursos para a conta certa, ao anular um registro, dentre outras maneiras.
Nesse momento, é importante registrar tudo que é alterado para reportar as mudanças e para evitar que os mesmos erros se repitam no futuro.
6) Crie proximidade entre gestão e contabilidade
Acreditamos que a melhor solução contábil para qualquer empresa é uma contabilidade consultiva. Para isso, esse setor precisa trabalhar de forma próxima aos gestores do negócio, fornecendo insights e informações importantes para o crescimento do negócio.
Quando falamos de uma conciliação contábil, essa proximidade é importante para esclarecer aos gestores quais dados estavam errados, o motivo, os impactos e a solução encontrada para o problema, para que as informações sejam utilizadas para o benefício da empresa.
7) Invista em sistemas automatizados
Grande parte dos problemas que acontecem nas rotinas contábeis vêm de erros humanos. Hoje, os sistemas informatizados são parte importante da contabilidade e auxiliam na redução de falhas e erros numéricos que podem causar a necessidade de uma conciliação contábil.
Por conta disso, muitas vezes faz sentido investir em automatização, para garantir que os dados estejam iguais em todas as fontes.
8) Estabeleça processos bem estruturados
A sustentabilidade dos resultados depende da qualidade dos processos estabelecidos.
Quando falamos de conciliação contábil, vemos que os erros que ocorrem precisam ser mais do que solucionados, eles precisam ser prevenidos, ou seja, há a necessidade de processos que evitem que os erros aconteçam, em vez de apenas corrigi-los depois.
Para isso, cabe à gestão da empresa se reunir com a contabilidade e outros setores pertinentes para identificar a origem dos problemas e propor soluções duradouras.
Garantindo consistência na contabilidade
Como falamos nesse artigo, a importância da contabilidade é muito maior do que o cumprimento de obrigações, ela pode fazer sua empresa se desenvolver. O seu negócio precisa de consistência e uma contabilidade que te faz crescer, e nós podemos te ajudar.
A TBS oferece soluções de contabilidade para seu negócio crescer de forma sustentável e constante. Fale hoje com um de nossos especialistas clicando aqui e transforme sua empresa!
