Não é à toa que o outsourcing fiscal, junto de outros serviços, é tão importante para o negócio. Afinal, é natural que qualquer empresa madura e consolidada busque por estratégias para melhorar seus procedimentos internos, economizar recursos, tornar seus processos mais ágeis, alcançar melhores resultados e gerar melhores informações. 

O outsourcing fiscal é encarregado, principalmente, pela manutenção da escrituração de livros fiscais e prestação de obrigações fiscais relativas a diversos impostos (PIS, Cofins, ICMS, ISS, entre outros). É empregável nas mais diferentes empresas, proporcionando benefícios valiosos para todas elas.

Se você quer conhecer melhor essa solução e como ela pode contribuir na contabilidade da sua empresa, continue conosco. Boa leitura!

A definição de outsourcing fiscal

O termo outsourcing, com origem no idioma inglês, é composto de: 

• “out”, que significa fora;
• “source”, referente a “fonte”;
• “ing”, que exprime ação.

Ou seja, outsourcing é a execução de tarefas e procedimentos por uma fonte externa à empresa. Por isso, muitos traduzem o termo para terceirização, mas não é o aconselhável. Normalmente, a terceirização é aplicada com o único objetivo de reduzir o custo de serviço, enquanto o outsourcing é mais especializado e promove ganhos com os resultados superiores que entrega.

Assim, o outsourcing fiscal está em constante atualização sobre as mudanças na legislação, o que permite adequar as práticas fiscais ao tipo de tributação que proporciona maiores benefícios para o negócio. Dessa forma, quando o setor fiscal de uma empresa conta com o outsourcing, ele usufrui de uma gestão ainda mais qualificada.

Essa qualificação vem da preparação dos profissionais que atuam nesse tipo de atividade. Para fazer o outsourcing, é preciso estar devidamente capacitado e preparado para otimizar o dia a dia fiscal de uma empresa. Isso acontece por meio de diversas estratégias, tais como:

• adequação do regime tributário para o negócio;
• realização de um planejamento tributário anual adequado;
• redução da carga tributária sobre as atividades.

Uma equipe focada e especializada na operação fiscal é muito mais preparada para lidar com todas as questões relacionadas à legislação tributária nacional e suas atualizações. Por atuarem especificamente com isso, os profissionais estão sempre a par de todas as alterações e conhecem diversos cenários e setores nos quais tais leis se aplicam.

De um modo geral, o outsourcing busca implementar as alterações fiscais da forma mais ágil e precisa possível, reconhecendo os impactos que isso tem para a empresa e ajustando o que for possível para que ela possa alcançar os melhores resultados.

Por isso, o outsourcing fiscal está o tempo todo minimizando os efeitos na empresa da realidade tributária do país. Ele tem o objetivo de operar dentro da legislação para evitar o recolhimento desnecessário de impostos, diminuindo o custo da empresa.

Assim, a equipe fiscal é quem processa, apura e entrega todas as obrigações tributárias da empresa, desde uma nota da compra de uma caixinha de clips para o escritório até as vendas para os clientes. Ela gera as informações que alimentam o setor contábil, que permitem ficar em conformidade com o Fisco e que são utilizadas como base para a definição de itens como tabela de preços e margem de contribuição.

O outsourcing como tendência após a pandemia

Não é de hoje que o outsourcing é uma tendência. A verdade é que já faz muito tempo que a especialização se tornou uma prática importante. Foi por meio dela que conseguimos nos aprofundar em conhecimentos; afinal, ninguém é capaz de saber sobre tudo em profundidade — ou sabemos pouco sobre muitos temas, ou muito de poucas áreas de conhecimento.

Com mais informações sobre áreas específicas, os profissionais de outsourcing podem oferecer melhores resultados, o que interfere na competitividade e na eficiência da empresa. Do marketing digital até as mais detalhadas informações e análises sobre o regime tributário, muitas estratégias funcionam melhor e alcançam a excelência mais rapidamente com essa ajuda profissionalizada.

Isso ocorre porque os especialistas já viveram as experiências iniciais e superaram boa parte dos desafios que a empresa pode enfrentar. Depois disso, eles podem aplicar o aprendizado e evitar que seus contratantes precisem experimentar erros e gastar com retrabalho.

Além da experiência, há a constante busca por atualizações, o que fica inviável se você não se dedica exclusivamente à área fiscal, especialmente no ramo contábil. Acontece que, com a pandemia, o cenário foi impregnado de incertezas, novas medidas e alterações de regras. Por isso, a adaptação vai exigir agilidade nas pesquisas e no acompanhamento das mudanças que estão por vir.

Isso sem falar no acesso a eventuais créditos disponíveis. Já existem linhas subsidiadas e de baixo custo, mas quem concede o empréstimo também vive incertezas em um momento tão delicado, por isso exige mais garantias.

O outsourcing fiscal facilita a comprovação de ganhos e lucratividade, a transparência e a garantia de solidez do seu negócio de um modo mais concreto, especialmente se você contar com um prestador de serviço com reputação no mercado e compliance nas ações. 

As vantagens de contratar o outsourcing fiscal

Como vimos, o outsourcing fiscal apresenta um conjunto de vantagens. Retomamos as principais a seguir:

• economia de recursos: relacionada à eliminação de recolhimentos desnecessários, aplicada estritamente dentro da lei;
• conformidade fiscal: estar em dia com as obrigações fiscais da empresa é fundamental para ter acesso ao crédito, especialmente os de juros baixos. Isso também vale para o acesso a eventuais isenções fiscais;
• menor número de multas e sanções: o controle de prazos e a melhor apuração de valores a pagar evita multas.

Outros benefícios podem ficar menos evidentes, mesmo após a leitura atenta deste post. Listamos dois deles nos tópicos abaixo, ambos muito importantes.

Melhora do planejamento

O planejamento tributário é fundamental em qualquer empresa. Ele se baseia em dados e análises aprofundadas para garantir a conformidade e, principalmente, encontrar oportunidades de diminuição no recolhimento de impostos — sempre dentro da legalidade.

O outsourcing fiscal profissionaliza o setor e aplica melhores práticas contábeis e de compliance fiscal, de modo a aumentar a precisão e confiabilidade dos dados, permitindo análises mais seguras e planejamentos mais sólidos. Dessa forma, sua gestão fiscal se mantém atualizada e otimizada.

Foco estratégico da equipe interna

Além de tudo isso, a equipe da empresa pode focar em fazer o que sabe melhor: buscar a excelência na atividade principal do negócio. Como costumam afirmar alguns consultores de investimento, a melhor opção de um padeiro é aplicar recursos em atividades de panificação, já o de economistas é o mercado financeiro, e assim por diante.

Focar na atividade principal potencializa as capacidades e os talentos, além de aumentar o tempo dedicado às tarefas estratégicas da empresa. Isso tudo reforça o efeito e o apoio do setor fiscal, que também se torna mais estratégico, ao se alinhar aos objetivos do negócio.

Os sinais de que a sua empresa precisa de um outsourcing fiscal

Se você está em dúvida sobre esse ser ou não o momento certo de buscar o outsourcing fiscal, atente às seguintes situações; afinal, elas são bons indicadores de que você pode ter resultados melhores.

Paga mais impostos do que precisaria

Não dá para fugir das obrigações fiscais; só que, em muitos casos, elas acabam comprometendo boa parte do orçamento, tornando pesada a situação financeira da empresa. O que você talvez ainda não saiba é que existe a possibilidade de recolher menos impostos do que você já paga.

Seja por desconhecimento das leis ou mesmo dos incentivos, alguns gestores deixam passar despercebidos benefícios importantes. Com o outsourcing, sua empresa pode se favorecer com a redução dessa carga tributária sem deixar de cumprir as suas obrigações.

Tem problemas recorrentes com o Fisco

Se a sua empresa está sempre cometendo irregularidades, tendo que correr contra as multas e sanções do Fisco, esse é um forte indício de que ela precisa urgentemente do outsourcing de operação fiscal. Esse tipo de problema não afeta apenas o caixa (o que já é bem negativo): ele pode comprometer a imagem do negócio.

Nesse caso, a terceirização das atividades fiscais ajuda a manter a empresa em dia com:

• a documentação fiscal;
• os lançamentos;
• o acompanhamento das leis;
• a apuração de tributos;
• a escrituração de livros fiscais;
• a análise de dados junto ao Fisco.

O outsourcing ainda contribui para solucionar dificuldades com obrigações acessórias como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) e a Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais (DCTF Web). Tudo isso é imprescindível para evitar irregularidades e ainda mais desembolso com multas.

Não consegue focar no core business

O tempo é um recurso precioso dentro das organizações. Se a sua equipe está ficando sobrecarregada por ter que lidar com questões burocráticas da área fiscal, é muito provável que ela sequer tenha disponibilidade para focar na estratégia do negócio. Esse é, sim, um sinal de alerta!

Grande parte das empresas dominam muito bem sua área de atuação, mas são insuficientes em aspectos como a contabilidade. Nesse caso, considere redirecionar esses esforços para uma equipe especializada, com domínio da legislação e experiência.

Precisa reduzir gastos

Manter um time interno responsável pela parte fiscal envolve muitos custos. Se a sua empresa já tentou isso, você sabe do que se trata. Há despesas com a contratação de pessoal pela Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), treinamentos, espaço físico, equipamentos, energia elétrica, material de escritório e por aí vai.

É muito mais econômico e vantajoso terceirizar esse setor e arcar apenas com o pagamento dos honorários pelo serviço de outsourcing. Ainda por cima, sua empresa tem a chance de ter um time altamente qualificado à sua disposição, que está constantemente atualizado e, ainda melhor, com vasta experiência de mercado.

Saiba como a TBS pode te auxiliar no outsourcing fiscal

Como você viu, o outsourcing fiscal é um meio eficiente para otimizar os resultados do setor contábil. No caso da TBS, são utilizadas as informações da empresa como base para uma análise profunda de todos os fatores que podem ser aprimorados, gerando soluções que podem fazer toda a diferença no processo de tomada de decisões mais estratégicas.

Nesse caso, é inevitável alcançar benefícios como:

• redução de custos com equipe interna, infraestrutura, despesas operacionais;
• melhoria na produtividade e redução do tempo de processamento de informações;
• criação de tempo e oportunidade para que as equipes internas foquem na estratégia do negócio;
• suporte especializado de profissionais engajados, experientes e atualizados;
• otimização de processos pelo uso de tecnologia, informações estruturadas, automação de processos;
• utilização de uma base de dados confiáveis;
• adequação integral às normas e aderência às alterações e modificações.

A TBS fornece mais do que um serviço básico. Além de tudo o que já foi listado, a empresa conta com grande agilidade no processamento de informações. Com a adoção de tecnologias inovadoras, processos seguros e precisos, conta com ferramentas capazes de revisar em alta escala os dados fornecidos, identificando falhas e direcionando o trabalho.

O resultado do outsourcing fiscal da TBS é, essencialmente, poder contar com análises e intervenções muito mais pontuais e satisfatórias, com foco naquilo que realmente pode melhorar o desempenho da empresa.

Se você quer conhecer melhor o que a TBS tem a oferecer para o outsourcing fiscal da sua empresa, não perca mais tempo. Entre em contato conosco e tira todas as suas dúvidas!