A classificação mensal de mercadorias é uma etapa fundamental na gestão de informações e no controle fiscal e tributário da empresa. Muitos empresários não se dão conta de que essa classificação reflete diretamente na tributação que será recolhida, e de que informações incorretas podem representar problemas graves com o fisco, inclusive com a imposição de multas pesadas para a empresa.

Neste artigo, você vai descobrir como funciona a NCM, por que ela é importante e como fazer a classificação, evitando possíveis erros e garantindo a segurança jurídica e fiscal do seu negócio. Quer entender melhor o assunto e garantir mais segurança para a sua empresa? Então, acompanhe a leitura e confira!

O que é classificação de mercadorias? 

A classificação de mercadorias é o processo pelo qual a empresa classifica itens de acordo com as características de seus produtos que são baseadas em nomenclaturas, criadas conforme a Convenção Internacional sobre o Sistema Harmonizado de Designação e de Codificação de Mercadorias (SH).

Dentro da convenção, há dois grupos de classificação: o chamado Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e a Nomenclatura Aduaneira da Associação Latino-Americana (NALADI).

A classificação é importante pois é ela que determina quais serão os tributos envolvidos nas operações, tanto de entrada e de saída de mercadorias quanto para fins de controle e determinação da gestão administrativa necessária para cada item.

Ela estabelece classificações que vão desde a matéria-prima até produtos acabados, sendo que os oito dígitos são capítulos que vão identificando as mercadorias de acordo com a sua especificação, composição e descrição técnica. Assim, os produtos se encaixam nesses números de acordo com o seu material, aplicabilidade, composição e outros detalhes.

Sob o âmbito tributário, cada classificação tem uma tributação específica, podendo ser uma tributação simples, mas também podendo variar de acordo com a classificação recebida.

Por que é importante? 

Muitas empresas não tomam o devido cuidado com a classificação atribuída às suas mercadorias. Isso é observado principalmente quando utilizam o código do fornecedor, sem verificar a composição do produto, ou, ainda, aplicam a NCM do concorrente ou outra classificação que represente uma carga menor de impostos.

Existem várias razões para as empresas adotarem esse tipo de prática, mas o que muitos desses gestores não sabem é que o recolhimento incorreto de tributos pode causar prejuízos sérios para a companhia, tal como a imposição de multa, juros e a autuação do fisco.

Além disso, nos casos em que a empresa simplesmente reproduz o número informado pelo fornecedor, ela pode assumir o pagamento de tributos mais altos do que o necessário.

Nesse sentido, a classificação correta também pode evitar revisões no desembaraço aduaneiro, o que permite reduzir o tempo de chegada de encomendas. Outra questão é que a classificação pode incluir mercadorias que tenham um tratamento vantajoso, como isenção tributária e fiscal.

Uma classificação equivocada acarreta riscos sérios para a operação, por isso, essa etapa deve ser realizada de forma adequada, preferencialmente com o auxílio de profissionais qualificados.

Como fazer a classificação de mercadorias? 

A NCM é uma classificação que não muda com frequência. Dessa maneira, ao definir quais serão os produtos vendidos, a empresa vai fazer a classificação e deverá acompanhar a necessidade de alterações nos faturamentos seguintes.

Entretanto, é importante estar atento, pois existem algumas NCMs com período de vigência. Nesse sentido, o fisco pode instituir que, a partir de uma data determinada, aquela NCM deixe de existir. Em casos como esse, o gestor precisa realocar o produto em uma nova classificação.

De forma geral, a atualização das classificações decorre da abertura de novas NCMs, novos produtos e novas classificações desenvolvidas.

Como evitar erros na classificação de mercadorias? 

A melhor forma de evitar erros na classificação das suas mercadorias é buscando informações a respeito das regras de agrupamento. A análise dos grupos e das tabelas do NCM oferece todo o embasamento necessário para a realização de uma classificação segura e eficaz.

É importante que o gestor esteja atento às características dos seus produtos, tendo condições de avaliar como é o enquadramento das suas mercadorias dentro das opções disponíveis na classificação.

Por isso, conhecer detalhadamente o produto é muito importante para oferecer especificações técnicas mais detalhadas do item. Outro fator importante é conhecer as regras gerais de interpretação da classificação fiscal.

Além disso, quando há dúvidas sobre a classificação de uma mercadoria, é recomendada a realização de uma consulta formal sobre a classificação fiscal de mercadorias junto à Receita Federal.

Ademais, a busca de uma consultoria especializada também pode ajudar, já que os profissionais com know-how podem elaborar uma análise das principais NCMs da empresa, indicando as melhores e mais adequadas, sempre considerando o atendimento à legislação e às demais normas em vigor.

Ainda, a consultoria desenvolve pequenos ajustes que contribuem para a empresa ter uma estrutura tributária mais adequada, com o objetivo de chegar à menor carga tributária possível.

É relevante que a empresa tenha ciência da importância de contar com o apoio de um facilitador que faça a tradução do que existe hoje sobre o produto que a companhia comercializa, facilitando no entendimento do contribuinte e identificando o código em que o item pode ser colocado. A Receita Federal e consultores especializados podem ajudar nesse processo.

Quais são as penalidades previstas? 

A organização empresária deve estar ciente da importância de seguir as regras impostas pela legislação, garantindo a correta classificação das suas mercadorias. Nesse sentido, em hipótese alguma, cabe a interpretação pessoal e também não é prudente acreditar que a classificação proposta pelo seu fornecedor é a correta.

Uma empresa que utiliza a classificação incorreta dos itens pode estar sujeita a penalidades severas.

No território nacional, as multas variam de acordo com cada caso, mas representam igualmente valores significativos e que afetam consideravelmente o financeiro das empresas.

Muitas companhias são autuadas diariamente em razão de erros na classificação de suas mercadorias, o que representa milhões de reais para os cofres públicos em autuações e multas.

Dessa maneira, a classificação inadequada pode representar um prejuízo significativo para o contribuinte, sendo uma situação que pode ser facilmente evitada com o auxílio de profissionais especializados, que podem oferecer soluções para a correta classificação e gestão de informações da empresa.

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