Você sabe o que é outsourcing? Entenda o que é, em quais situações pode ser implementado e quais são os benefícios dessa prática de negócio!
O que é outsourcing?
No meio dos negócios, outsourcing significa a contratação de uma empresa externa para conduzir parte do seu processo de produção, seja um serviço ou produto.
Outsourcing vem da junção das palavras “out”, que significa “fora”, e “source”, que significa “fonte”. Ou seja, é buscar uma fonte externa para a condução de determinado processo ou atividade empresarial.
Apesar de certas divergências quanto ao uso do termo, uma forma simples de entender o que é outsourcing é pensar no processo de terceirização. Nesse contexto, a primeira empresa contrata uma terceira para executar determinadas tarefas para ela.
A terceirização é um conceito familiar, mas, da mesma forma que o mercado vem se transformando e se tornando mais complexo, assim vem acontecendo com o outsourcing. Cada vez mais vemos serviços novos e mais especializados sendo oferecidos – o que beneficia, e muito, ambas as partes.
Como funciona o outsourcing?
Apesar de cada vez mais complexo, o funcionamento de uma parceria – ou contrato – de outsourcing geralmente tem um funcionamento parecido.
Em resumo, a empresa contratante possui alguma demanda interna que quer passar para a responsabilidade de uma empresa de outsourcing especializada. A partir desse momento, as duas devem discutir o escopo do projeto, as demandas, as entregas, prazos, orçamento, entre outros, deixando claro quais são as expectativas e o que a empresa terceira pode oferecer.
Após a celebração do contrato, dá-se início a uma parceria, que exige uma boa comunicação e proximidade entre as partes, para que a empresa terceira seja, realmente, como uma extensão da primeira, executando as tarefas com qualidade, precisão e dentro dos prazos determinados.
Mais a frente veremos como isso funciona, dependendo do tipo de outsourcing contratado.
Por que as empresas escolhem o outsourcing?
O outsourcing, apesar de não ser um fenômeno recente, tem crescido muito como opção para empresas de todos os portes – mas por que esse tipo de operação tem se tornado tão popular?
Para explicarmos, vamos pensar em um exemplo: imagine que uma empresa de médio porte no ramo do agronegócio tem como principal objetivo a produção e comercialização de suco de laranja. Seu negócio principal é esse: produzir o suco, envasá-lo e comercializá-lo.
Nesse cenário, podemos pensar em alguns setores de grande importância, como o de colheita e processamento, envase, controle de qualidade, logística, transporte e vendas. Podemos dizer que esses setores são os principais da empresa – mas não são os únicos.
Apesar de estarmos falando de uma empresa do agronegócio, ela com certeza tem demandas de departamento pessoal, fiscal, de contabilidade, de atendimento ao cliente, entre outros. Esses setores, ainda que essenciais para o funcionamento do negócio, não fazem parte do chamado “core business”, ou seja, da função primária da empresa. Setores como esses são fortes candidatos a serem terceirizados para uma empresa de outsourcing especializada.
Isso acontece porque uma empresa de outsourcing de alta qualidade é capaz de oferecer um bom serviço para a primeira empresa, garantindo bons resultados ao mesmo tempo que libera a empresa para focar em seu negócio principal.
Em um mercado cada vez mais competitivo, essa tem sido a solução encontrada por empresas de todos os portes e segmentos para manterem a produtividade, foco e as contas no lugar.
Outro motivo que leva à procura por outsourcing é o crescimento. Muitas vezes, ao crescer de forma acelerada, fica difícil e, por vezes, financeiramente inviável, aumentar o quadro de colaboradores na mesma velocidade que a demanda exige. Nesse caso, pode ser uma boa solução contar com uma equipe externa e deixar com que a empresa terceira cuide das demandas de pessoal.
Principais benefícios do outsourcing para as empresas
Agora que mencionamos alguns motivos que fazem gestores recorrerem ao outsourcing, precisamos entender quais os benefícios – e também os riscos – de trabalhar dessa maneira. Como benefícios, podemos citar os seguintes:
1) Redução de custos
Sem dúvida, quando falamos em outsourcing, esse é o principal ponto de interesse, pelo menos a princípio.
Não é difícil entender o motivo da redução de custos. É só pensar que a partir do momento da contratação, toda responsabilidade com pessoal, equipamento e estrutura se torna da empresa terceira.
Esse é um dos grandes motivos da alta procura por serviços de outsourcing. A primeira empresa precisa arcar com apenas um custo, enquanto a empresa terceirizada cuida da gestão de todo o resto.
Além disso, por se tratar de uma empresa especializada em determinada área, é de se esperar que seus colaboradores sejam mais eficientes do que um time interno, o que significa mais economia de tempo e recursos.
2) Acesso a mão de obra especializada
Sabemos que contratar não é tarefa fácil. Cada vez mais vemos demandas altamente específicas e que requerem alto nível de especialização. Além disso, precisamos considerar o desafio da gestão de pessoas e da produtividade.
Ao optar pelo outsourcing, a empresa tem acesso a mão de obra especializada em praticamente todas as áreas que ela necessita, contando com profissionais treinados, capacitados, com experiência e prontos para atender às demandas do negócio.
3) Foco no core business
Assim como no exemplo que citamos anteriormente, o core business é o alvo da empresa, aquilo que é a prioridade número 1. No mundo real, porém, sabemos que a estrutura de uma organização vai muito além do alvo número 1. É preciso considerar uma série de tarefas, processos e atividades que dão suporte a esse objetivo, ainda que não tenha relação direta com o ramo de atuação da empresa.
Essa realidade nos leva a enxergar um sistema interno que precisa ser muito mais horizontal, ou seja, que tem a responsabilidade de atender demandas diversas em vez de focar no que é vertical, no alvo primário.
O outsourcing surge como uma solução para esse problema. Ao delegar essas tarefas, que, apesar de importantes, não são diretamente relacionadas ao core business, a empresa tem mais tempo e recursos para focar naquilo que é mais relevante para o crescimento do negócio.
4) Flexibilidade e escalabilidade
Contar com um quadro fixo de colaboradores, apesar de muito importante, muitas vezes não comporta as variações de demanda do mercado e da empresa. Isso significa que, se a demanda aumenta, mesmo que pontualmente, será necessário contratar alguém para supri-la ou acabar sobrecarregando os colaboradores.
O inverso também é verdadeiro: quando a demanda cai, muitas vezes vemos as empresas tendo que fazer demissões em massa ou reduzir o time interno, ainda que essa variação para baixo seja só momentânea.
Em uma parceria de outsourcing, isso não acontece. A empresa terceirizada é responsável por absorver as demandas e se adequar àquilo que seu negócio precisa, inclusive oferecendo pacotes diferentes dependendo do momento da sua empresa.
Isso resulta em maior flexibilidade e até em uma melhor escalabilidade, já que essa empresa terceira precisa se adaptar ao seu crescimento.
5) Melhoria na qualidade dos serviços ou produtos
Um resultado claro, porém não tão mencionado quando falamos em outsourcing, é a melhoria na qualidade do serviço ou produto.
Fica fácil de entender o motivo disso quando entendemos como o outsourcing funciona. De forma simples, quanto mais sua empresa tem liberdade de tempo e recursos para se dedicar ao seu produto ou serviço sem se preocupar com outras atividades, melhor ele fica. Por consequência, maior é a satisfação do consumidor, e mais sua empresa cresce.
6) Maior competitividade
Mais produtividade, menos custos e produto de maior qualidade só podem resultar em um melhor posicionamento no mercado e em vantagem competitiva.
No fim, o outsourcing, ainda que de um setor não diretamente conectado ao seu objetivo primário de negócio, pode ser um grande aliado do crescimento da empresa.
Riscos de optar pelo outsourcing e como lidar com eles
Sem dúvidas, vemos muitos benefícios na operação de empresas que optam pelo outsourcing como solução, mas quais são os riscos envolvidos? Quais problemas podem ser gerados?
1) Problemas de comunicação
Um dos principais motivos que fazem com que as empresas prefiram manter o time interno é a facilidade de comunicação. Afinal, caso haja alguma necessidade ou demanda espontânea, é fácil acionar alguém que está próximo para executar a tarefa.
Ao trabalhar com uma empresa de outsourcing, existe sim o risco de que a comunicação se torne mais lenta ou mais distante, até mesmo com ruídos. Para solucionar esse problema, é indispensável trabalhar com um fornecedor que priorize a comunicação eficaz, rápida e próxima, para que a empresa terceira funcione como uma extensão da primeira.
2) Problemas na qualidade do serviço oferecido
Há uma máxima que diz que ninguém faz o trabalho melhor que nós mesmos. Em certas situações, isso com certeza se aplica – mas não em todas.
Terceirizar alguma tarefa ou serviço requer alta confiança naquele que irá executar a demanda. Sem isso, a empresa corre o risco de perder dinheiro e negócios, o que pode ser irreversível.
Para resolver este problema, o caminho é o mesmo: trabalhar com fornecedores de confiança. Uma empresa que não só oferece alta qualidade no serviço, mas também profissionalismo e compromisso com seu negócio.
Conheça o outsourcing de processos de negócios (BPO)
O Business Process Outsourcing (BPO), ou, em português, Terceirização de Processos de Negócios, é um tipo de outsourcing que tem crescido bastante nos últimos tempos.
Esse tipo de outsourcing ilustra bem aquilo que falamos sobre terceirizar processos importantes e essenciais, mas que não estão diretamente conectados ao core business.
Aqui podemos mencionar setores inteiros como: departamento pessoal, recursos humanos, contabilidade, entre outros, ou de processos específicos, como folha de pagamento, responsabilidades fiscais, etc.
O diferencial desse tipo de outsourcing é que esses setores são importantes para a operação do negócio como um todo, e tem um componente estratégico que precisa ser analisado pela prestadora de serviço.
Além do BPO, existem outros formatos específicos de outsourcing, como o de atendimento ao cliente, prestados por grandes call centers, e o de limpeza ou segurança patrimonial, oferecidos por empresas especializadas.
O ponto principal continua sendo o mesmo: oferecer um serviço de qualidade para que a empresa possa continuar focada em seu negócio primário.
BPO - uma tendência crescente
Se antes, quando falávamos em outsourcing, o primeiro pensamento era em setores de baixa importância na empresa, hoje o BPO, ou Terceirização de Processos de Negócios, mudou essa imagem.
Dificilmente um gestor diria que a contabilidade é um setor de “baixa importância”. Na verdade, sem dúvidas esse é um dos principais pilares para uma empresa de sucesso. Mesmo assim, cada vez mais empresas têm optado por terceirizar as responsabilidades contábeis para uma equipe externa especializada.
Isso ocorre porque há uma busca por aperfeiçoamento dos serviços oferecidos, onde a terceirização se torna realmente uma relação de parceria estratégica, mais do que a execução de tarefas.
Essas mudanças de como o outsourcing é conduzido tem feito a diferença nas empresas, que agora enxergam a empresa de outsourcing como uma aliada do crescimento do negócio, como uma vantagem competitiva.
Como implementar uma parceria de outsourcing de sucesso
Sem dúvida, o sucesso de um processo de outsourcing depende da qualidade da empresa que oferece o serviço. Escolhendo o parceiro certo, a probabilidade de passar por problemas já cai bastante.
Para isso, duas coisas são importantes: em primeiro lugar, entender exatamente o que sua empresa precisa. Sem isso, não fica claro qual é o melhor caminho a ser seguido e qual solução se encaixa melhor na realidade do seu negócio.
Tendo as demandas e expectativas claras, o segundo ponto que merece atenção é a busca pelo parceiro ideal. Para isso, é necessário analisar a oferta de cada um, se atende o que sua empresa precisa, e também analisar a reputação do prestador do serviço. Afinal, essa empresa fará parte do dia a dia do seu negócio, podendo fazer a diferença entre a falha e o sucesso.
