Atendimento ao cliente, vendas, setor de produção, não há dúvidas de que todos esses departamentos são fundamentais para o negócio. Contudo, existe uma parte da empresa, principalmente quando se trata das finanças, que podemos dizer que fica nos bastidores.
Chamada de backoffice financeiro, esse conjunto de setores faz parte de uma parte da empresa que recebe pouca atenção de quem olha de fora, mas que é fundamental para manter o negócio em pé.
Neste texto, vamos explicar como o backoffice funciona e qual é a sua importância para a empresa. Confira!
O que é backoffice financeiro?
É importante dizer que backoffice é uma expressão que não abrange apenas o setor financeiro, outras áreas da empresa também têm departamentos que exercem essa função. Portanto, de uma maneira geral, backoffice são aqueles setores que cuidam da estrutura da companhia. Eles não têm contato direto com o cliente, como o setor de vendas ou atendimento, mas são responsáveis por cuidar para que a empresa realize suas atividades com sucesso.
Como funciona o backoffice financeiro?
No setor financeiro, boa parte das atividades não são feitas de uma forma direta. Isto é, tirando o setor de vendas, as outras operações como emissão de notas fiscais e cuidados burocráticos relacionados à contabilidade são realizadas fora dos olhares dos clientes ou de outras empresas.
Portanto, o backoffice está associado a atividades mais administrativas que estão ali para dar suporte para a empresa. Afinal, uma companhia não pode, por exemplo, gerar um produto sem estar de acordo com a legislação ou estar com seus documentos fiscais em dia. Quem cuida dessa parte? As funções financeiras que funcionam como backoffice.
Qual é a importância do backoffice financeiro para as empresas?
Como podemos ver nos tópicos anteriores, o backoffice é vinculado à estrutura do negócio, isto é, tudo aquilo que fornece gestão e suporte para que a companhia consiga realizar suas atividades. Sendo assim, é de tamanha importância o investimento nessa área para manter a empresa em sintonia e para que os problemas que apareçam na produção, vendas ou até mesmo, na administração dos funcionários, sejam previamente solucionados.
Além disso, o backoffice financeiro é importante, pois:
- garante a qualidade dos produtos e serviços;
- padroniza os processos.
Quais são os benefícios da automatização do backoffice financeiro?
É evidente como a tecnologia, portanto, a automatização de diferentes processos empresariais, traz mais agilidade e menos erros. Para o backoffice financeiro, os resultados não poderiam ser diferentes.
Afinal, atividades como emissão de notas fiscais e registro de cobranças são essenciais para uma empresa e devem ser realizadas da melhor forma possível. Porém, não são só essas vantagens da automatização. Vamos acompanhar a seguir os principais benefícios.
Reduz a burocracia
A gestão de documentos financeiros é por si só uma atividade bastante burocrática, são notas, formulários, relatórios, protocolos e muitos outros papéis que precisam ser administrados e armazenados. Esse processo consiste tanto de tempo quanto de atenção por parte dos funcionários, já que muitos desses documentos têm um valor jurídico. Mas o que pode mudar com a automatização?
A agilidade e redução de ruídos durante o transporte e também na geração de documentos são as principais mudanças que a automatização oferece. Além disso, muitas funções que antes eram complexas são simplificadas, como a emissão de notas fiscais, o envio de informações tributárias etc.
Maior produtividade
Existem diversas atividades do setor administrativo que são simples de fazer, mas quando executadas por processos manuais podem levar mais tempo do que o necessário. Isso não seria um problema tão grande, se esse tipo de atividade não gerasse perda de tempo e também de recursos financeiros para o negócio.
Veja, um funcionário poderia estar analisando os relatórios de balanço da companhia, para ver quais custos podem ser reduzidos, mas passou a maior parte do seu dia registrando o controle de estoque. Uma atividade que poderia facilmente ser automatizada.
Dito isso, um dos grandes benefícios de automatizar processos financeiros é o quanto isso deixa os funcionários livres para se dedicar a processos que realmente necessitam de poder de decisão e estratégia.
Controle de custos
Como destacamos no tópico anterior, muitas atividades não são só burocráticas elas também exigem recursos. Contratação de pessoal qualificado e a compra de equipamentos são parte desses gastos. No entanto, ao automatizar alguns processos, há não só maior agilidade, mas também se diminuem os custos.
Não há necessidade de contratar mais pessoal ou mesmo de investir em mais equipamentos. Além disso, a automatização proporciona uma melhor visão para como o dinheiro da empresa é. Com o uso de softwares financeiros, é possível ter um cenário das movimentações, proporcionando à gestão melhor visão do negócio.
Segurança da informação
Por fim, os dados são uma parte importante das finanças de qualquer empresa. Eles são utilizados para diversas atividades. Um planejamento de marketing precisa de informações sobre as vendas, um novo investimento necessita de dados sobre os valores de caixa e assim por diante.
Logo, automatizar a captura, armazenamento e administração desses dados é evitar erros. É garantir que essas informações, muitas com valores jurídicos, não sejam perdidas ou mal levantadas, pois são administradas por ferramentas capacitadas.
Como implementar o backoffice financeiro de forma eficiente na sua empresa?
Não há muito segredo para colocar o backoffice financeiro do seu negócio em prática. Provavelmente, a sua empresa já deve ter um setor que cuida de alguma área relacionada. No entanto, existe uma diferença entre fazer essas atividades de maneira qualificada e apenas executá-las.
O que é importante saber para que o backoffice financeiro funcione na sua companhia, é o quanto é fundamental contratar pessoas qualificadas, além de investir em tecnologia para melhorar a produtividade e reduzir os erros. De fato, sua empresa pode até contratar uma equipe, mas é possível também contratar empresas que oferecem soluções relacionadas com backoffice.
É o caso da TBS Consultoria. Somos uma empresa voltada a oferecer soluções de outsourcing de gestão e operação contábil e fiscal, além de proporcionar consultoria para assuntos fiscais, trabalhistas e previdenciário.
